La communication externe regroupe toutes les actions de communication de votre association vis-à-vis de l’extérieur. Il s’agit de promouvoir votre projet associatif, que ce soit pour présenter vos actions, défendre vos valeurs, trouver de nouveaux membres, mobiliser des financements ou des partenariats. Les moyens utilisés pour communiquer sont multiples. C’est pourquoi ils doivent être englobés dans une vision plus large que l’on appelle stratégie ou plan de communication.
Les différents outils et les objectifs de la communication externe
► Voici une liste non exhaustive des outils de communication externe :
- Le site internet,
- Le blog,
- Les réseaux sociaux,
- Les affiches, flyers, encarts publicitaires
- Les mailings et newsletter
- Les publications (brochures, rapports)
- Les communiqués de presse,
- L’organisation d’évènements,
- (…)
► Un plan de communication vise à atteindre les principaux objectifs suivants :
♦ Valoriser ses missions et ses actions :
- Le choix des supports de communication adéquat y compris des médias sociaux ;
- L’identification des caractéristiques identitaires de l’association qui la distingue de celles ayant une activité semblable ;
- La tenue d’une veille proactive du flux des actualités de l’association.
♦ Créer une attractivité autour de son projet associatif :
- L’encouragement d’une mobilisation à l’engagement bénévole ;
- La clarté de l’information sur les conditions d’accueil des bénévoles et la définition d’une stratégie de leur fidélisation ;
- La facilité de prise de contact des bénévoles avec l’association ;
- La valorisation et la reconnaissance des compétences humaines dans la mise en œuvre des actions associatives ;
- La prise en compte des effets positifs du partage des contenus web, liés à l’actualité de l’association, par « des bénévoles ambassadeurs ».
♦ Sensibiliser les partenaires dans le projet associatif :
- La clarification des enjeux et des objectifs du projet, pour décliner les orientations visant à accroître la notoriété de l’association, auprès des acteurs financiers ;
- La construction d’une crédibilité avec l’élaboration d’une communication structurée, pour trouver un soutien financier, collecter des dons, répondre à un appel à projet, candidater à un prix concours, prétendre à un label délivré selon la spécificité de l’association ;
- L’entretien et l’optimisation de la relation avec la presse.
♦ Élargir son périmètre d’action grâce à une démarche de coopération inter-associative :
- L’identification des acteurs clés pour combler les lacunes de compétences et de connaissance du réseau local ;
- La participation à des groupes de travail, des forums, des collectifs ;
- La recherche d’un partenariat le plus adapté aux besoins, aux valeurs et à l’image de l’association. Vous pouvez consulter notre page « Outils de coopération inter-associatifs ».
♦ Permettre l’expression des feedback ou retours d’informations et d’expériences :
- L’ouverture d’espaces d’expressions pour animer et recueillir l’avis des visiteurs du site internet de l’association et des réseaux sociaux, afin d’ajuster sa communication et ces objectifs ;
- Le recueil et l’analyse des conseils et des retours d’expériences des partenaires, ainsi que des parties prenantes du projet associatif sont profitables à la prise de décision éclairée ;
- La réalisation d’une mesure d’opinion et d’un questionnaire de satisfaction des activités de l’association constituent des outils supplémentaires pour prioriser les objectifs, vers une capitalisation d’expériences.
Un plan de communication peut également s’appliquer pour une stratégie de communication interne afin de sensibiliser, fédérer et renforcer l’implication de tous les membres d’une association.
Important
Les dépenses relatives à la structuration du plan de communication doivent être détaillées dans le budget associatif en spécifiant les moyens matériels, les canaux employés, les délais alloués à ce plan, les personnes qui en seront responsables, les prestataires de conception des supports,…
Ainsi, le budget du plan de communication s’établit comme un plan de retour sur investissement ou RSI, pour cela les actions et les objectifs doivent également être mesurables pour autoréguler sa communication au contexte associatif, en adéquation avec les attentes du public ciblé, des bénévoles et des partenaires. Vous pouvez faire financer votre campagne de communication grâce aux Labels "Grande cause nationale" et campagnes d’intérêt général.
attention
Lorsque vous faites appel à un prestataire pour le site internet de l’association, toute création littéraire ou artistique utilisé par celui-ci est soumise à une cessation de droit d’auteur. Veillez à ce que cette condition soit respectée.
En revanche, si vous êtes l’auteur de la production de vos contenus web, vous devez être attentif quant à la mise en ligne de photos et vidéos de personnes reconnaissables. Dans le cas contraire, il s’agit d’une atteinte à la représentation d’une personne lorsque son image est publiée sans son accord, selon l’article 226-8 du code pénal qui stipule : « Est puni d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende le fait de publier, par quelque voie que ce soit, le montage réalisé avec les paroles ou l'image d'une personne sans son consentement, s'il n'apparaît pas à l'évidence qu'il s'agit d'un montage ou s'il n'en est pas expressément fait mention ; (…) ».
De manière générale, l’association, en tant que personne morale, est soumise à la responsabilité civile et à la responsabilité pénale. D’où la nécessité d’être vigilant sur deux impératifs :
1/ Les responsabilités individuelles qui incombent aux dirigeants bénévoles (les responsabilités susceptibles d’être engagées à leur encontre sont civile, pénale, financière et fiscale) – Se référer aux statuts, au règlement intérieur, aux délégations de pouvoir de l’association. La répartition des responsabilités entre dirigeants aura ainsi tout intérêt à être formalisée dans ses règles statutaires. Par ailleurs, la rédaction et l’actualisation des statuts afin qu’ils restent en adéquation avec l’objet et les modalités de fonctionnement de l’association est un enjeu de sécurisation de la gestion associative (attention aux statuts types !),
2/ Les risques spécifiques encourus par l’association – Réaliser une analyse des risques couverts par votre assurance.
